W obecnych czasach nabywcy lokali lub domów coraz częściej korzystają z usług architektów wnętrz. Warto zatem rozważyć, które elementy wzajemnych relacji pomiędzy zamawiającym, a przyjmującym zamówienie wykonawcą (czyli architektem) powinny koniecznie zostać uregulowane w umowie, aby uniknąć przykrych niespodzianek w przyszłości.

Zwyczajowo strony ograniczają swoją umowę wyłącznie do określenia, co ma być wykonane (w tym wypadku projekt wnętrza), w jakim terminie i za ile – czyli wynagrodzenia architekta. W istocie są to najistotniejsze elementy tego typu umowy, bez których umowa nie mogłaby w zasadzie dojść do skutku. Takie ukształtowanie podstawowego zakresu umowy powoduje, że z prawnego punktu widzenia mamy do czynienia z nazwanym typem umowy – czyli umową o dzieło. Fakt ten jest o tyle istotny, że nawet przy stosunkowo małej liczbie elementów indywidualnie ustalonych pomiędzy stronami umowy zastosowanie znajdzie obszerna regulacja tego typu umów znajdująca się w Kodeksie cywilnym (art. 627 k.c. i nast.).

Generalna sugestia jest taka, że pomimo uregulowania wielu kwestii istotnych dla umów o dzieło w Kodeksie cywilnym i jak mogłoby się wydawać stosunkowo przejrzystej zasadniczej konstrukcji praw i obowiązków stron tego typu umów, warto jest zawrzeć indywidualnie przygotowaną umowę, sporządzoną na piśmie, gdyż tylko takie rozwiązanie w stosunkowo dużym stopniu zabezpiecza przed problemami w przyszłości. Zwłaszcza, że wykonanie projektu wystroju wnętrz dotyczy wykonania dzieła, dla którego kategorie estetyczne mają zasadniczą wartość, a jak powszechnie wiadomo trudno jest ująć je precyzyjnie w najlepszych nawet postanowieniach umownych.

Pierwszą i podstawową kwestią, którą powinna określać umowa z architektem jest wskazanie projektu, który ma zostać wykonany – innymi słowy: czego ma być to projekt. Przy czym bardzo istotne jest, aby pamiętać o tym, że forma projektu jest równie ważna, co określenie jakiego lokalu, domu, czy pomieszczenia ten projekt ma dotyczyć. Jest tak przede wszystkim dlatego, że projekt, który zostanie wykonany będzie zazwyczaj stanowił podstawę prac budowlanych wykonywanych przy jego realizacji. Ze względu na fakt, iż projekty wnętrz nie są zazwyczaj projektami budowlanymi w rozumieniu ustawy Prawo budowlane i nie podlegają zatwierdzeniu przez państwowe organy nadzoru, brak jest jednoznacznego określenia elementów i formy koniecznych do uznania ich za projekt. Z tego powodu warto pamiętać by w miarę możliwości szczegółowo opisać jakie rysunki i w jakiej formie będą się na ten projekt składać. Dobrze jest też skonsultować z przyszłymi wykonawcami jaka forma i jaki stopień szczegółowości jest dla nich konieczny, aby mogli oni później poprawnie zrealizować zamysły projektanta. Należy przy tym pamiętać, że niejednokrotnie prace projektowe będą dotyczyć elementów, których wykonanie i sposób tego wykonania jest determinowany przez przepisy prawa, na przykład prawa budowlanego, może więc zaistnieć potrzeba odbioru tego typu prac przez podmiot wykwalifikowany, posiadający odpowiednie uprawnienia. Dotyczy to chociażby instalacji elektrycznych. Architekci wnętrz, którzy często nie są inżynierami mają skłonności do tego, aby o tym fakcie zapominać. Często stosowanym rozwiązaniem jest sporządzanie projektów koncepcyjnych obejmujących wizualizację wnętrza oraz schematy funkcjonalne, po czym po zaakceptowaniu takiego projektu przechodzi się do projektu wykonawczego, który składa się z elementów pozwalających wykonawcy na przeprowadzenie prac budowlanych. Zdarza się również, że poza projektem wnętrza konieczne jest wykonanie projektów indywidualnych elementów wyposażenia. Mogą być to na przykład meble, w tym również meble kuchenne. Warto tutaj pamiętać, o tym, czy architekt będzie korzystał przy aranżacji wnętrza z gotowych mebli i innych elementów wyposażenia, czy też będzie wykorzystywał swoje pomysły. To będzie rzutować na konieczność ustalenia, czy konieczne jest sporządzanie projektów jakichś elementów wyposażenia. Oczywiście ten zakres jest przedmiotem ustaleń pomiędzy stronami umowy, ale już po tym krótkim przedstawieniu problemu można zauważyć, jak skomplikowana jest to kwestia i naiwnością byłoby sądzić, że wystarczający w tym zakresie jest zapis, iż projektant w ramach umowy sporządzi projekt aranżacji lokalu o określonej powierzchni, położonego w określonym miejscu i składającego się z określonej liczby pomieszczeń. Co oczywiste, brak tych uregulowań będzie z reguły zarzewiem sporu wokół tego co miało, a co nie zostać zaprojektowane i za co zamawiający zgodził się zapłacić. Istotne jest również określenie w jakiej formie, na jakich nośnikach i w ilu egzemplarzach projekt ma zostać dostarczony zamawiającemu.

Kolejną bardzo istotną kwestią jest określenie kto ma wykonać projekt. Wiąże się to z dwoma kwestiami. Po pierwsze, zamawiającemu może zależeć, aby projekt wykonała określona osoba, a to ze względu na jej właściwości, na przykład renomę jako projektanta, architekta. Po drugie, ma to związek z prawami autorskimi. Z reguły projekty uznaje się za utwory w rozumieniu prawa autorskiego i z tego powodu twórcy (projektantowi) przysługują do nich prawa o charakterze majątkowym i osobistym. Umowa winna precyzyjnie określać w jakim zakresie projektant przenosi na zamawiającego prawa autorskie majątkowe. Będzie to w przyszłości determinować możliwość wykorzystania projektu. Porozumienie z architektem co do autorskich praw majątkowych nie rozwiązuje wszystkich potencjalnych problemów. Przy twórcy pozostaną bowiem autorskie prawa osobiste. Celem tych praw jest ochrona więzi, jaka łączy twórcę z jego dziełem. Jednym z wyrazów dbania o tę więź jest zagwarantowanie twórcy prawa do nienaruszalności formy i treści utworu. Z punktu widzenia architekta takie prawo jest szczególnie ważne. Każda realizacja jest jego wizytówką. Na tle dokonywania ewentualnych zmian w projekcie pomiędzy projektantem a zamawiającym często dochodzi do sporów. Oczywiście nie wszystkie modyfikacje utworu architektonicznego będą wymagały zgody jego autora. Na podstawie przepisów prawa autorskiego nabywca autorskich praw majątkowych może bez zgody twórcy wprowadzać w utworze zmiany, pod warunkiem, że są one spowodowane oczywistą koniecznością. Źródłem takiej konieczności mogą być przepisy prawne (np. dotyczące bezpieczeństwa, albo ochrony środowiska), obowiązujące normy techniczne, decyzje administracyjne. Nieodzowność zmodyfikowania projektu zajdzie też w razie odkrycia błędów popełnionych przez projektanta. Zamawiający mógłby w takiej sytuacji zlecić prace innemu architektowi, bez uprzedniego pytania o zgodę poprzedniego projektanta. Wprowadzenia innych modyfikacji, niż spowodowanych oczywistą koniecznością, lepiej domagać się od architekta już na etapie prac nad projektem koncepcyjnym. Mogą one wynikać z różnych przyczyn, na przykład z oczekiwanych kosztów realizacji projektu. Zatem nieodzownym elementem umowy winno być wprowadzenie uregulowań dotyczących dopuszczalności i sposobu dokonywania ewentualnych zmian w projekcie, ale również wprowadzenie obowiązku konsultowania się przez projektanta z zamawiającym oraz zasad odbioru i wyrażania akceptacji na kolejnych etapach przygotowania projektu.

Kolejnym bardzo istotnym elementem umowy winien być harmonogram realizacji umowy, to jest wykonania projektu. Harmonogram jest ściśle powiązany z terminami wykonania prac projektowych. Wynika to z faktu, iż z reguły sporządzenie projektu jest częścią większego procesu budowlanego, czy to budowy domu od podstaw i jego aranżacji od wewnątrz, czy też aranżacji lokalu po jego nabyciu. Z tego powodu trzymanie się określonych terminów jest istotne z punktu widzenia płynnego przejścia przez ten nie najłatwiejszy dla każdego posiadacza nowego lokum proces. Dobrym sposobem na wymuszenie trzymania się przez projektanta terminów jest stosowanie instytucji kar umownych za wszelkie opóźnienia w stosunku do założonego harmonogramu. Poza tym, harmonogram prac jest z reguły powiązany również z wypłatą wynagrodzenia dla projektanta. Ten model jest dobry, ponieważ stanowi dodatkową motywację dla projektanta w zakresie wykonywania poszczególnych części projektu, jak również pozwala na uniknięcie przysłowiowego kupowania kota w worku.

Nadzór nad wykonaniem projektu jest bardzo istotnym elementem umowy z projektantem. Z oczywistych względów jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ale również najczęściej związane z dodatkowymi kosztami. Warto zatem precyzyjnie w umowie wskazać, czy nadzór mieście się w zakresie zobowiązań projektanta oraz czy jego wykonanie jest dodatkowo płatne, a jeśli tak, to na jakich zasadach. Niejednokrotnie stosowanym modelem jest określanie przez strony jaki wymiar obecności projektanta na budowie w ramach sprawowania nadzoru jest wymagany dla prawidłowej realizacji tego zobowiązania. Biorąc pod uwagę, że najczęściej przyczyną sporów jest to iż projektant nie chce przyjeżdżać zbyt często, ponieważ otrzymał wynagrodzenie ryczałtowe i w pewnym sensie każda wizyta więcej to dla niego strata, precyzyjne określenie ilości wizyt jest dobrym zabezpieczeniem. Nie polecałbym natomiast rozliczenia godzinowego w tym zakresie, gdyż to z kolei może doprowadzić do ruiny finansowej zamawiającego.

Ostatnim z elementów umowy, na który należy zwrócić uwagę jest określenie zakresu odpowiedzialności projektanta. Jak w przypadku każdego dzieła, wykonawca dzieła ponosi odpowiedzialność za jego wady fizyczne i prawne. Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego regulujących umowę o dzieło. Nie zmienia to jednak faktu, że doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności projektanta jest bardzo istotne. Na etapie wdrożenia projektu w życie przez wykonawców prac budowlanych na pewno pojawią się wady i jak to zazwyczaj bywa zacznie się przerzucanie odpowiedzialności przez wykonawców na projektanta i przez projektanta na wykonawców. Jasne wytyczenie granic odpowiedzialności może pozwolić zamawiającemu w jakimś stopniu zapanować nad tą sytuacją.
Jak widać z tej krótkiej analizy, przygotowanie dobrej umowy z projektantem – architektem wnętrz nie jest sprawą łatwą i zapewne najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie jej sprawnemu prawnikowi. Koszty przygotowania umowy będą na pewno mniejsze niż koszty poprowadzenia postępowania sądowego w zakresie wykonania projektu, jago wad, ochrony praw autorskich, czy też innych bardzo prawnie skomplikowanych elementów tego zdawałoby się prostego na pierwszy rzut oka stosunku prawnego.

Adwokat Tomasz Golenia
Kancelaria Golenia Hanusa Wojtyczek